Avis de recrutement d’un prestataire de service pour l’inventaire des biens constituant le patrimoine de COPED,Exercice fiscal 2022

1.    Contexte et justification de la Mission

 Le Conseil pour l’Education et le Développement, COPED en Sigle, est une organisation Burundaise sans But lucratif œuvrant dans le domaine du Développement Communautaire.  A la fin de l’exercice comptable, comme toute organisation agréée, Le COPED doit produire des états financiers annuels et les travaux d’inventaires des immobilisations et stocks avant la certification de ces Etats Financiers par un cabinet d’audit.

Dans le but de la réalisation de cette activité, le COPED désire recruter un prestataire de service pour l’inventaire des biens constituant son patrimoine

(Immobilisations et stocks) du COPED et ceux achetés sur les différents projets réalisés par le COPED. 

  • Missions du prestataire

Les principales missions du prestataire devront se concentrer sur les points suivants :

  • Inventorier toutes les immobilisations :
  • Le prestataire de service va effectuer une checklist de toutes les immobilisations tout en montrant l’état dans lequel ces dernières se trouvent.
  • Il va montrer l’affectation de chaque immobilisation : c’est- à -dire le détenteur individualisé, le projet et le lieu d’affectation.
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  • Codification et marquage :

Le prestataire de service va effectuer la codification des immobilisations selon le schéma ci-après :

  • 1ère position : Nom de l’organisation « COPED » ou « Bailleur X », respectivement pour les biens du COPED et du Bailleurs (lorsqu’il n’y a pas de transfert de propriété) ;
  •  2ème position : Code Catégorie (Immeuble, Mobilier, matériel de bureau, matériel de transport) ;
  • 3ème position : Numéros d’ordre chronologique et séquentiel ;
  • 4ème position : Année d’acquisition ;
  • 5ème position : Localisation suivant l’Ordre Alphabétique (A, B, D etc.)
  • Etiquetage et marquage :

Toute immobilisation doit être étiquetée. Le Code attribué à l’immobilisation est inscrit sur une étiquette et collé sur l’immobilisation ou directement inscrit sur celle-ci à l’encre indélébile.

  • Valorisation des immobilisations :

Le Prestataire   donnera une valeur actuelle nette aux immobilisations inventoriées tout en mettant en exergue la valeur d’acquisition et l’amortissement. Cela   permettra au COPED de s’enquérir de la situation réelle de son patrimoine immobilisé.

  • Lieux et délais de la mission

Le travail d’inventaire au lieu dans tous les bureaux, magasin et entrepôts du COPED.  Cette activité est délimitée dans un délais ne dépassant pas vingt jours calendriers (20 Jours calendriers).  Trois jours (3 jours) après cette période, le prestataire produira un rapport provisoire d’inventaire pour analyse et observations avant le rapport définitif qui sera signé par les intervenants dans cette mission.

  • Profil du candidat

Au regard de l’importance et des exigences de ladite activité, la Direction Nationale du COPED souhaite avoir un prestataire (une personne morale ou physique) possédant une expérience d’au moins trois ans dans le domaine. Avoir déjà fait l’inventaires pour les organisations sans but lucratif serait un atout. Pour ce faire, le prestataire devra présenter ses offres techniques, financier et un plan de travail qui sera discuté et validé par la Direction Nationale du COPED. 

NB : L’offre technique comprendra :

  1. Les statuts (pour une personne morale)
  2. Le Registre de Commerce
  3. Le NIF
  4. Une présentation de la personne physique ou morale

Les références similaires (contrats et PV de réception des travaux similaires, attestation de services rendus, …) et contacts des personnes de référence.